弊社でのAI活用事例

弊社がたどった道のりを、そのまま公開いたします

貴社へお渡しするAI研修は、弊社が自社で作ったものです。うまくいった話だけでなく、遠回りした話も、あえて自動化しなかった判断も、同じだけ載せております。

弊社もAIに振り回されておりました

最初にお伝えしておきたいことがございます。弊社もここに至るまで、ずいぶん迷って回り道をしてしまいました。

同じところでお困りの不動産会社様は、少なくないのではないかと考えております。だからこそ、成功した話だけでなく、遠回りした話も同じだけお伝えいたします。

これからの時代、AI活用は必須になります

AIを使うか使わないかをご検討いただく時期は、すでに過ぎたと考えております。実際に手を動かして分かったのは、AIの活用が遅れれば遅れるほど、成長が鈍化するということ、正しく使わないとむしろ後退してしまうということです。弊社が通ってきた道のりを、5つの段階に分けて整理いたしました。

弊社での実績｜数字で見る

最も効いたのは、仕組みを作ることではなくAIに自社の決まりを教えたことでした。決まりを作ったから、社員全員が同じ手順で自動化を使えるようになり、結果として全員の作業が軽くなっております。使い始めてから30日の間に、通常業務を進めながら構築しました。

決まりは、思いつきで書いたものではありません。過去の記録を全量AIに読ませ、実測で裏を取ってから書いております。

仕組みの本数は、決まりがあった結果として増えたものです。順番を逆にすると、作った仕組みが使われないまま残ります。

難しいのは構築することではなく、何を構築するかを決めることでした。だからこそAI研修では、初回にお時間を頂き、貴社の現状を伺うところから始めております。

活用事例

弊社が自社で構築した事例です。一人ひとりが自分の手で使うもの、営業や管理などの部門の業務に効くもの、全社に効くものの3つに分けてご紹介いたします。

個人での活用

毎朝の確認の自動化

毎朝決まった時刻に、メール・Slack・Chatwork・LINE・カレンダーを横断して確認し、その日に対応が必要なものだけを本人宛に送らせています。パソコンを開いていなくても動きます。

効いたのは時間の節約よりも「見落としがないと分かっている状態で朝を始められる」ことでした。役職を問わず使えます。

スマートフォンからの操作

外出先や移動中に指示を出し、席に戻ったときには終わっている、という使い方です。席にいる時間が短い方ほど効きます。営業のご担当者様には、この形が最も分かりやすいかと存じます。

組織での活用

営業｜提供サービスの均質化

弊社で最も規模の大きい案件です。月次の振り返り会の準備は、過去の経緯・数値・言い回しの確認が必要で、担当者の時間を最も消費しておりました。

議事録177本・商談47本・全文文字起こし47本の計271本をAIに読ませ、話し方のルール集／質問応答集／指標基準値／実測データの4ファイル、約25万字にまとめております。

ここで分かったのは、担当者によって言うことが違うという問題でした。

原因は、事実と解釈が混ざっていたことでした。実際に測った結果（事実）と、社内で語り継がれてきた感覚（解釈）が、同じ顔をして会話に出てきていたのです。

営業｜提案資料の作成

クライアント様（広島の売買仲介会社A社様）から、リールの改善について3つのご相談をいただいたときの話です。やり取りの画面を1枚貼り、「提出用の事例報告書を作りましょう。弊社の定例資料を見れば、運用している各アカウントの事例を確かめられるはずです」と3行で頼みました。

AIは全社ルールと案件フォルダの決まりを読み、定例資料から数字を拾い、各アカウントの投稿を確かめて、報告書を1つ目の会話で作りました。人が指摘を入れて提出用に整えたのが2つ目の会話で、その後の更新は3回ほどで済んでおります。

短い指示で足りたのは、全社ルール・案件ごとの決まり・定例資料・資料の作り方（スキル）・過去のやり取りの記憶がそろっていたからです。この報告書でAIが間違えた点は、7章に載せております。

管理｜請求書の処理と、振込の下書き

毎月届く請求書を、AIが読んで処理いたします。支払先・金額・支払期限を一覧にし、銀行の画面で振込の下書きを、確認画面の手前まで作らせています。そのあと請求書のPDFを、共有ドライブの当月フォルダへ格納し、元のフォルダから消します。

人が行うのは、確認画面を見て実行を押すことだけです。振込を確定させる操作は、AIには絶対にさせておりません。金額の入力までは機械が正確に行い、お金が動く一押しだけを人が持つ。この線引きにしております。

経理のご担当者様がいらっしゃらない会社様ほど、効きやすい形かと存じます。

管理｜納品資料と検収書の作成

資料作成ももちろん自動化が可能です。特に弊社は、LIFULL様の案件を協力会社として担当しております。上場企業様とのお取引では、納品資料や検収書を定められた形式で正しく収める必要があり、このバックオフィス業務に時間がかかっておりました。

管理｜共有ドライブのファイル整理

最も分かりやすく、効果がその場で目に見える案件でした。160,662件・2,963GBを全件走査し、1,521件・11.06GBを削除しております（失敗0件）。

消す条件は厳しく設計しました。同じフォルダに同名・同サイズの原本があり、かつ中身を1バイトずつ照合して完全に一致したものだけです。一方で、原本が見つからない845件・16.1GBはあえて残しました。機械で判定できないものは、中身が分かる人が判断する。ここを分けております。

全社での活用

代表だけでなく、社員全員が同じ決まりで使う

ここまでの事例は代表が構築したものですが、使うのは社員全員です。そのために、AIに読ませる決まりを全社ルール1本、担当クライアント様のフォルダごとに1本、社員ごとの個人設定1本の3段に分けて置きました。作業する場所に応じて、この3つが重なって効きます。

運用してみて効いたのは、決まりを使うたびに書き足すことでした。指摘を受けた日に該当の行を足すので、同じ間違いが起きにくくなります。導入のときは社員向けの研修と手順書を用意し、10分で自分の設定を入れられるようにしました。

社員ごとに業務が何時間減ったかは、いま測っている途中です。数字が出た時点で本資料に載せます。

決まりに書いたのは、業務の手順だけではありません

全社ルールには、表記の決まりのほかに「何を大切にするか」「何をしてはいけないか」まで書いております。社内の会話ログと定例の記録をAIに読ませ、代表が普段どういう言い方で伝えているかを書き出して、決まりに入れました。

たとえば、弊社が最も大切にしている次の4つは、そのまま決まりの文言にしております。

• お取引先は「クライアント様」、業界の会社は「不動産会社様」と必ずお呼びすること
• ご担当者様のお名前と、これまでのやり取りを覚えておくこと
• どの場面でも、失礼のない言葉で応じること
• いただいた信頼を守ること。判断に迷ったときは、守る側を選ぶこと

AIは、教えていないことは分かりません。裏を返せば、書いておけば全員のAIが同じ姿勢で応じます。弊社が最も大切にしている信頼を守るという一点も、決まりに書いてはじめて、社員10名それぞれのAIに同じように効くようになりました。

やってみて分かったのは、AIに何を教えるかを決める作業が、自社の文化を文字にする作業そのものだったということでした。これまで社内で「なんとなく共有されていたこと」が、初めて読める形になりました。

人が入れ替わっても、基準と手順が残る形になりました

弊社は直近2年で7名が入社し、現在10名の全員が同じ決まりでAIを使っております。

新しく入った方が担当のフォルダを開くと、そのクライアント様の前提、担当、確認の順番、社内の言葉遣いが、その場で効きます。引き継ぎ資料を人が書き起こす必要がありません。教える側の負担が減り、入る側も早く動けるようになりました。

学生時代からAIを使ってきた方が、これから社会に出てまいります。その方々が入社して「まずは手で転記してください」と言われたとき、どう感じるか。AIを使う会社かどうかは、採用の条件になりつつあると考えております。

自社の改善が、商品になりました

弊社がAIに振り回されていた状態から抜け出せたのは、自社のデータとノウハウをAIに教え、決まりを全社員へ配ったからでした。そしてその方法そのものが、いま貴社へお渡しする商品になっております。

1つ目は、AI検索対策です。ChatGPTやClaudeに「◯◯市 不動産会社 おすすめ」と尋ねたとき、自社が挙がるかどうかを実際に測る仕組みを作りました。まず自社サイトで検証し、そのうえで測定に使う外部サービスを5社と契約して、クライアント様へご提供できる形にしております。

2つ目は、本資料のもとになっているAI研修です。自社で構築した記録を整理し、不動産会社様向けのプログラムとして商品にいたしました。現在は、LIFULL様を通じてご紹介いただく形での提供準備を進めております。

貴社にお渡しするのは、弊社が実際に通った手順そのものです。何をどこまでご一緒するかは、不動産会社様向けAI研修のご案内にまとめております。

つまずいたこと

本資料で最もお役に立てる箇所と考えております。いずれも事前には分からず、実際に手を動かして判明したことです。

機密情報を指示書に書くと、無関係な作業でも読み込まれる

最も危険なつまずきでした。具体例で申し上げます。

従業員の年収。面談で伺った個人的な悩み。次の人事の構想。いずれも通常は、社長の手元だけにある情報です。

弊社は当初、これらを「AIに把握させておいた方が相談しやすい」と考えておりました。危ないのは、指示書に書いた情報が作業のたびに全文読み込まれるという点です。まったく関係のない資料を作っている最中にも、毎回AIの手元に載り続けます。

共有のフォルダに置けば、そのフォルダで作業する社員のAIも同じ情報を読みます。事前には気づけませんでした。

対処：機密情報は指示書に書かず、フォルダごと物理的に分離いたしました。共有ドライブとは別に、限られた人だけがアクセスできる場所へ専用フォルダを用意し、その中でのみ相談する運用としております。

この設計は後から直すことが難しいため、最初に決めるべき項目です。

AIに合わせて、こちらのやり方を変える

資料づくりを自動化しようとした話です。AIに画像として資料を作らせ、スライドに貼る方式にしたところ、同じ指示でも毎回デザインが変わりました。崩れを防ぐルールを足していきましたが、増やすほど質が落ちていきます。

直したのは指示ではありません。成果物を、スライドに貼る画像からWebページに変えました。5つのルールは、器を変えた時点ですべて不要になっております。

AIは「資料に書いてあること」で作る。書いていないことは人が持っている

5章の提案資料の話の続きです。AIが1つ目の会話で作った初稿は、体裁も流れも整っていました。それでも、そのまま出せない点が4つありました。

1. 数字の背景を知らない
   公開されている再生数を見て「フォロワー数の10倍で好調」と書きました。実際は投稿ごとに広告をかけており、動画そのものの指標は下がっていました。広告の有無は資料に書いていなかったのです。
2. 経緯を知らない
   動画の冒頭の会社紹介を「押しが強い原因」と断定しました。その冒頭は弊社が2ヶ月前に提案して入れた変更で、そのまま出せば自分たちの提案を否定する報告になるところでした。
3. 事例の合う・合わないを判断できない
   別の地域の、売却の知識を解説する動画を事例に選んでいました。相手は戸建の仲介会社様です。同じ物件を2通りに作り比べた事例に差し替えました。
4. 言葉の細部
   「判断させる」を「判断してもらう」に、投稿月の誤りを正しい月に直し、出典を2つ足しました。

決まりは、増やすだけでは効かなくなります

決まりを足し続けた結果、毎回読ませる全社ルールが長くなってきました。長くなるほど、守られない行が出ます。対処として、毎回読ませる本体は短く保ち、詳しい手順は必要なときだけ読む別のファイルへ分けております。あわせて四半期に1回、重複と矛盾を削る棚卸しを行っております。

ここから分かること

AIに振り回されていた状態から、AIと一緒に仕事ができるようになるまでに、弊社が確かだと考えている5点です。